Звіт про діяльність керівника апарату Монастирищенського районного суду Черкаської області

Звіт про діяльність керівника апарату

Монастирищенського районного суду Черкаської області

Відповідно до п. 9 Розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (далі – Інструкція) та на виконання Плану роботи Монастирищенського районного суду Черкаської області на І півріччя 2022 року та на ІІ півріччя 2022 року (далі – План роботи суду) проведено перевірку стану діловодства в суді. За наслідками проведеної перевірки повідомляю наступне.

 Ведення судового діловодства

Діловодство Монастирищенського районного суду Черкаської області ведеться державною мовою. Усі документи суду складаються державною мовою. Організація та контроль за станом ведення діловодства, складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів  у канцелярії суду, покладено на апарат суду. Заступник керівника апарату та старший секретар суду щотижня або у міру необхідності доповідають  про стан ведення діловодства, за необхідності вживаються необхідні заходи.

Загальне керівництво канцелярією в суді здійснюється керівником апарату суду, за його відсутності – заступником керівника апарату.

 У своїй роботі працівники апарату суду керуються Конституцією України, Цивільним процесуальним, Кримінальним процесуальним та іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про запобігання корупції» та іншими законами України, рішеннями Конституційного Суду України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України у Черкаській області, іншими нормативно-правовими актами та  посадовими інструкціями.  

Рішенням зборів суддів Монастирищенського районного суду Черкаської області обрано  суддю-спікером.

Виконуючим обов’язки прес секретаря суду є керівник апарату суду. Відповідно до Положення про АСДС рішенням зборів суддів затверджені та розміщені на веб – сайті «Судова влада України» Засади використання автоматизованої системи Монастирищенського районного суду Черкаської області. Своєчасно вносяться зміни до Засад, які затверджуються рішеннями зборів суддів.

 План роботи суду

Планування роботи у Монастирищенському районному суді Черкаської області проводиться по півріччях.

Забезпечення виконання планів роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів здійснюється керівником апарату суду.

Планом роботи суду передбачені перевірки роботи канцелярії суду (секретарів суду, старшого секретаря, головного спеціаліста, консультанта суду (по роботі з персоналом) та архіваріуса).

Наказом голови суду на керівника апарату суду покладено виконання обов’язків з питань запобігання та виявлення корупції в суді. Уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції в суді протягом 2022 року проведено роботу по роз’ясненню зазначених питань.

Працівниками суду виконано План заходів на 2022 рік з енергозбереження із забезпеченням зменшення витрат на оплату комунальних послуг та енергоносіїв. Виконання зазначених заходів контролюється  заступником керівника апарату та керівником апарату.

Розділи планів роботи суду відповідають організаційним напрямкам діяльності місцевого суду, які передбачені Законом України “Про судоустрій і статус суддів”.

            Справа номенклатури справ суду № 1.13 «Плани роботи суду та матеріали щодо їх виконання» за 2022 рік містить план  роботи суду на 1-ше та 2-ге півріччя 2022 року та матеріали, які підтверджують виконання запланованих заходів станом на грудень 2022, всі заплановані заходи виконані, про що є відповідні відмітки в зазначеному плані роботи суду. Однак, слід зауважити про несвоєчасне повернення актів взаємної звірки стану виконання судових рішень у кримінальних справах (провадженнях) щодо речових доказів з ВПД  № 1 Уманського РУП ГУНП в Черкаській області, що є наслідком несвоєчасної передачі справ кримінального судочинства до архіву суду

Плани роботи суду затверджені головою суду, працівники суду своєчасно ознайомлюються з планами роботи та графіком виконання завдань.

На виконання Плану роботи Монастирищенського районного суду Черкаської області систематично проводяться наради працівників суду. Протягом 2022 року проведено 6 зборів та оперативних нарад суддів місцевого суду та 23 зборів працівників Монастирищенського районного суду Черкаської області. Протоколи проведення зборів та нарад з відповідними додатками зберігаються в окремих справах номенклатури справ суду № 1.17 «Протоколи нарад працівників суду, зборів суддів і документи до них, оперативних нарад суддів», всі протоколи належним чином оформлені та підписані головуючим та секретарем.

  Номенклатура справ суду

 Номенклатура справ Монастирищенського районного суду Черкаської області складена на підставі вивченого складу і змісту документів, що утворюються в діяльності Монастирищенського районного суду Черкаської області і відображають усі документовані ділянки його роботи для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

Справи в номенклатурі систематизовані у відповідності з організаційною структурою Монастирищенського районного суду Черкаської області. Заголовки справ всередині розділів розміщені з урахуванням важливості, видів та взаємозв’язку  документів.

При складанні номенклатури справ використані Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, а для визначення термінів зберігання – Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ,  підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік), затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5, Наказ Державної судової адміністрації України № 1087 від 15.12.2017 Про затвердження переліку судових справ і документів, що створюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання (зі змінами).

Організація прийому громадян та стан роботи по розгляду

звернень громадять  і  запитів на інформацію.

            Відповідальною за ведення роботи по запитах громадян та організацій щодо надання публічної інформації та зверненнях громадян, відповідно до Закону України «Про звернення громадян»– консультант суду.

          Робота по розгляду звернень громадян та інформаційних запитів у Монастирищенському районному суді відповідає вимогам Закону України “Про звернення громадян”, Закону України «Про доступ до публічної інформації» та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року №348 (зі змінами) (далі - Інструкція).

У приміщенні суду розміщений графік прийому громадян головою суду, керівником апарату та заступником керівника апарату суду, ведеться журнал особистого прийому громадян. В суді створені умови та відведено місце для ознайомлення громадян з графіком справ, які призначені до розгляду та зразки складання необхідних документів.

В суді для реєстрації звернень є відповідний журнал, який відповідає вищевказаній Інструкції.

          Для звернень громадян ведеться відповідно номенклатури справ суду № 1.18 «Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян в Монастирищенському районному суді Черкаської області», 1.19 «Матеріали щодо інформації, згідно Закону України «Про звернення громадян».

До журналу реєстрації звернень громадян внесені всі інформаційні запити.

Також треба зазначити, що в суді ведеться окрема справа відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», а саме: 1.20 «Журнал реєстрації запитів на отримання публічної інформації в Монастирищенському районному суді Черкаської області» та 1.21 «Матеріали щодо публічної інформації, що знаходиться у володінні Монастирищенського районного суду Черкаської області» Так, протягом 2022 року до суду надійшло 36 запитів про надання публічної інформації та 1 заява про надання інформації відповідно до Закону України «Про звернення громадян». Вмотивовані відповіді на запити надано у передбачений Законом строк.

Інформація щодо стану роботи по розгляду звернень громадян судом щоквартально аналізується та публікується на офіційному веб сайті Монастирищенського районного суду Черкаської області, періодично обговорюються на нарадах працівників суду.

Робота канцелярії суду,  стан діловодства та ведення обліково-статистичних документів.

Відповідно до вимог Інструкції та Положення про АСДС уся вхідна і вихідна кореспонденція та внутрішні документи реєструються в АСДС з використанням КП «Д-3». На кожен документ, у тому числі і процесуальний, в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка. Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи. Кожній судовій справі (кримінальному провадженню) надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про АСДС.

Усі судові документи складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

Наказами керівника апарату суду призначені відповідальні особи за складання статистичної звітності за всіма формами, які передбачені для місцевих загальних судів. Відповідальним особам наголошено про персональну відповідальність за достовірність складання статистичної звітності. На оперативних нарадах працівників апарату суду обговорюються новели у нормативно-правових актах, що стосуються ведення статистики та діловодства, в т.ч. кадрового. Для коректного внесення інформації до ОСК в АСДС, до відома працівників суду доводяться останні зміни до процесуального законодавства. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи (провадження) та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентуються відповідними інструкціями, які є в наявності та якими користуються відповідальні працівники суду по напрямках роботи.

Організована робота щодо оновлення шаблонів форм статистичної звітності. Завдяки даним заходам та іншим чинникам щоквартальні, піврічні та річні статистичні звіти за 2022 рік складені достовірно та направлені в електронному та паперовому варіантах до ТУ ДСА України у Черкаській області.

Контроль за обліком та зберіганням судових справ, здійснюється шляхом проведення працівниками апарату суду періодичних перевірок, які включені до Плану роботи суду. За результатами перевірок складені письмові звіти. Як показали перевірки, облік та зберігання судових справ відповідають вимогам Положення про АСДС, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду. 

При реєстрації та перереєстрації судових справ всіх категорій, недоліків не виявлено, хронологія надходження справ не порушена. Пропущеним є один номер по справах про адміністративні правопорушення, один номер провадження у  справах цивільного судочинства.

Фактична кількість судових справ, що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно. 

Працівники канцелярії суду забезпечені відомчими інструкціями, що регламентують їх службову діяльність.

У Монастирищенському районному суді Черкаської області функціонує автоматизована система документообігу, програмним забезпеченням якої є комп’ютерна програма «Д-3» (далі – КП «Д-3»). За допомогою даної комп’ютерної програми в суді ведеться діловодство суду та здійснюється розподіл судових справ між суддями.

Облік цивільних, адміністративних справ, кримінальних проваджень та справ про адміністративні правопорушення ведеться на обліково-статистичних картках в комп’ютерній програмі «Д-3».

При вибірковій перевірці бази програми «Д-3» порушень не виявлено.

При перевірці достовірності показників, внесених до обліково-статистичних карток, звітів про стан здійснення правосуддя Монастирищенським районним судом Черкаської області у 2022 році порушень не виявлено.

За результатами перевірки вищезазначених напрямків, слід зазначити, що реєстрація судових справ та матеріалів виконується належним чином.

  Звернення до виконання вироків, рішень, постанов суду.

В результаті вибіркової перевірки, випадків порушення термінів звернення до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов суду по кримінальних провадженнях, цивільних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення виявлено не було. Дана ділянка роботи забезпечується відповідальними особами за формами судочинства, а саме за виконання:

- по кримінальних справах, кримінальних провадженнях, матеріалів кримінального провадження відповідає старший секретар суду;

-  по справах про адміністративні правопорушення відповідає консультант суду;

- по цивільних та адміністративних справах обов’язки по виконанню покладено на  керівника апарату (тимчасово, до заповнення вакантної посади).

Вироки, рішення, ухвали та постанови суду виконуються після набрання законної сили, крім випадків негайного їх виконання та звертаються  до виконання  в передбачені законом терміни. 

Щоквартально проводяться взаємозвірки з Уманським районним сектором № 2 філії Державної установи «Центр пробації» в Черкаській області щодо стану виконання судових рішень та стану виконання  постанов у справах про адміністративні правопорушення, із Монастирищенським ВПД № 1 Уманського РУП ГУНП в Черкаській області щодо  виконання судових рішень у кримінальних провадженнях (справах) щодо речових доказів та щодо стану  виконання  постанов про накладення адміністративного стягнення у виді позбавлення спеціального права керування транспортним засобом, та з органами прокуратури щодо кількості кримінальних проваджень, які набрали законної сили.

Обов’язки щодо видачі виконавчих документів по справах, у яких судом допущене негайне виконання, покладені на секретарів судових засідань.

При зверненні до виконання постанов суду про накладення адміністративного стягнення у вигляді штрафу, правопорушникам  надається 15-денний термін для добровільної його сплати.

Даний напрямок роботи відповідальними особами виконується без зауважень, своєчасно і в повному обсязі.

Організація роботи з архівом

В суді за штатним розписом передбачена посада архіваріуса, яку з лютого 2022 року призначено працівника.

Архів суду розташований в окремій ізольованій кімнаті, яка обладнана охоронною та пожежною сигналізацією. 

В архіві  суду  судові справи та справи з управлінської діяльності  суду зберігаються за роками в порядку зростання номерів. Кримінальні, цивільні, адміністративні справи та справи про адміністративні правопорушення  систематизовані по  роках. Окремі категорії справ складено у в’язки, на кожній в’язці прикріплено ярлик, на якому вказано перший та останній номер справи, які містяться у в’язці та відповідний рік.

Ведення архівної роботи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, перевірки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, забезпечення збереженості архіву суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

Порядок ведення архівної справи в суді здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.

Протягом 2022 року складено акти про виділення до знищення справ, термін зберігання яких закінчився, а саме: справ кримінального судочинства (1-кс) за 2015 рік, цивільних справ за 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 та 2008 років. В листопаді 2022 року схвалено номенклатуру справ Монастирищенського районного суду Черкаської області на 2023 рік.

 В порядку опрацювання знаходяться справи, термін зберігання яких закінчився, складається акт про виділення до знищення. Документи, яким не закінчився термін для впорядкування зберігаються на окремих полицях. 

           Організація роботи архіву суду ведеться відповідно до Положення про архів Монастирищенського районного суду Черкаської області, затвердженого наказом керівника апарату суду № 11-О від 19.02.2019 та Положення про експертну комісію Монастирищенського районного суду Черкаської області, затвердженого наказом від 13.02.2019 року № 8-О. Наказом керівника апарату № 24-О від 16.05.2022 оновлено та затверджено склад експертної комісії Монастирищенського районного суду Черкаської області.

           На виконання положень вищевказаної Інструкції у суді складений Графік передання судових справ та  справ з управлінської діяльності канцелярією до архіву суду.

Засвідчувальні написи складені на окремому аркуші та вміщені наприкінці кожної справи. Оформлені відповідно до вимог Інструкції та підписані архіваріусом суду та відповідальними особами.

У закінчених справах загального діловодства, що передані на зберігання до архіву суду, пронумеровані всі аркуші, зроблені засвідчувальні написи. На обкладинках справ вказано найменування суду, дата її початку і закінчення, термін зберігання.

На обкладинках судових справ, переданих до архіву суду, присутні написи «До архіву», що в свою чергу є дозволом на передання судової справи до архіву суду. Такий дозвіл надає суддя, під головуванням якого розглянуто справу, або голова місцевого суду.

 Журнал видачі справ з архіву прошитий, пронумерований та скріплений печаткою. Ведеться належним чином.

Постійно проводиться робота з упорядкування архіву.

 Організація обліку та зберігання речових доказів

 Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення в Монастирищенському районному суді Черкаської області провадяться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом керівника апарату суду призначено старшого секретаря суду.

Для зберігання речових доказів у Монастирищенському районному суді Черкаської області виділена окрема кімната. Доступ до сейфів для зберігання речових доказів провадиться лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

Для обліку речових доказів у Монастирищенському районному суді Черкаської області ведеться журнал обліку речових доказів у паперовому вигляді, який зберігається у старшого секретаря суду.

Копії вироків, ухвал, постанов щодо виконання рішень в частині знищення, конфіскації речових доказів, направляються до відповідних органів, після повного виконання – долучаються до судових справ. До матеріалів судових справ долучаються розписки осіб, яким повернуті речові докази. Тобто, речові докази, що перебувають за межами суду, копія судового рішення або витяг з нього (з указівкою про знищення речових доказів) надсилається за місцезнаходженням речових доказів. Після надходження до суду належним чином оформленого акту про знищення речових доказів по справі, він долучається до матеріалів справи (кримінального провадження), а в паперовому журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис.

Якщо за судовим рішенням необхідно повернути речові докази, що перебувають на зберіганні поза межами суду, копія судового рішення разом із супровідним листом надсилаються для виконання відповідному органу, установі, підприємству тощо, де перебувають на зберіганні речові докази. Про зазначену дію повідомляється власник.

У разі прийняття судом рішення щодо конфіскації речового доказу виконавчий лист, копія вироку та копія документа, що засвідчує місце зберігання речового доказу, передаються для виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням речового доказу.

У разі неодержання повідомлення про виконання вироку, ухвали чи постанови про це доповідається судді, який головував у справі.

Дані вимоги використовуються й щодо обліку речових доказів у справах про адміністративні правопорушення.

До матеріалів справи (кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом з відмітками про повне виконання судового рішення. З метою перевірки стану та умов зберігання речових доказів та обліку зберігання і використання печаток, правильності ведення документів щодо їх приймання та зберігання у Монастирищенському районному суді Черкаської області створено постійно діючу комісію, яка затверджена наказом № 57-О від 05.12.2022.

Ведення кадрового діловодства в суді

 Апарат суду очолює керівник апарату, яка організовує діяльність та здійснює безпосереднє керівництво апаратом, забезпечує виконання завдань, за відсутності - заступник керівника апарату.

Загальна штатна чисельність працівників апарату суду становить 21 особа. На день проведення перевірки у суді наявні такі вакантні посади: 2 посади судді, 2 посади помічника судді, посада старшого судового розпорядника та секретаря судового засідання (тимчасово).

За ведення кадрового діловодства, за ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників та бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та воєнного часу в суді відповідає консультант суду (по роботі з персоналом).

В суді затверджені Правила внутрішнього трудового розпорядку, Правила внутрішнього службового розпорядку, Положення про апарат.

Формування особових справ та особових карток суддів здійснюється відповідно до Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого Наказом ДСА України № 97 від 20.05.2016.    

Ведення, зберігання та оформлення особових справ державних службовців здійснюється відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016  № 64. Документи, які долучаються до особової справи оформлені належним чином та внесені до опису документів особової справи державного службовця.

Особові справи  працівників суду в кількості 17 шт. зберігаються у металевій шафі. Трудові книжки працівників суду з початком воєнних дій на території України 25.02.2022 видані працівникам суду під підпис. Заповнення трудових книжок відповідає вимогам Інструкції про порядок  ведення трудових книжок, затвердженої  наказом від 29.07.1993 №58 (зі змінами). Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться без виправлень з дотриманням хронології записів.

Система  «Кадри – WEB” наповнена у повному обсязі актуальною інформацією, її оновлення відбувається одночасно зі змінами у діяльності працівників суду.

Присвоєння рангів та встановлення надбавок за вислугу років державним службовцям апарату суду за перебування на державній службі, проводяться у відповідності до Закону України «Про державну службу» від 10 грудня 2015 року № 889-VIII.

З метою визначення черговості і надання щорічних відпусток суддям та працівникам апарату суду складений та затверджений головою Монастирищенського районного суду Черкаської області графік відпусток на 2023 рік. Працівники суду ознайомлені з графіком відпусток під підпис.

 За результатами перевірки та вивчення стану кадрової роботи Монастирищенського районного суду Черкаської області порушень не виявлено.

Керівник апарату

Монастирищенського районного суду

Черкаської області                                                                                             Оксана ДОМАЧУК